ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

I.

Preambule

Společnost Kaplan & Nohejl, advokátní kancelář s.r.o., IČ: 032 35 858, se sídlem Opletalova 1525/39, Nové Město, 110 00 Praha 1 (dále jen „AKKN“), chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a zachází s nimi s nejvyšší opatrností. Všichni advokáti jsou při výkonu svého povolání povinni plnit povinnosti, které jim ukládá zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a další právní předpisy, včetně Etického kodexu advokáta.

Jednou ze základních povinností advokáta je zachovávat mlčenlivosti o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděl v souvislosti s poskytováním právních služeb. Povinnosti mlčenlivosti může být advokát zproštěn pouze klientem, popř. jeho dědicem. Povinností mlčenlivosti jsou rovněž vázáni veškeří spolupracovníci AKKN.

Ochrana osobních údajů našich klientů je pro nás prioritou. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro řádné plnění našich smluvních a zákonných povinností. Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, zejména našich klientů, účastníků řízení, smluvních partnerů apod.

Ve smyslu ustanovení čl. 12 odst. 1 ve spojení s ustanovením čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen “GDPR“) poskytujeme následující informace o zpracování osobních údajů.

II.

Správce osobních údajů

Společnost Kaplan & Nohejl, advokátní kancelář s.r.o., IČ: 032 35 858, se sídlem Opletalova 1525/39, Nové Město, 110 00 Praha 1 zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje v rozsahu a způsobem stanoveným dále v tomto dokumentu.

III.

Kontaktní údaje

V souvislosti s problematikou zpracování osobních údajů je možné kontaktovat AKKN, jako správce, prostřednictvím těchto údajů:

Tel.:                 +420 277 779 031

E-mail:            akkn@akkn.cz

Pověřenec pro ochrnu osobních údajů nebyl jmenován.

IV.

Rozsah zpracování osobních údajů

AKKN zpracovává zejména osobní údaje, které jsou potřebné k realizaci její hlavní činnosti, kterou je poskytování právních služeb. AKKN zpracovává osobní údaje zejména na základě uzavíraných a uzavřených smluv o poskytování právních služeb, případně jiných smluv, či na základě požadavku stanoveného právními předpisy, a dále případně pro ochranu oprávněných zájmů. Ze strany AKKN dochází ke zpracování osobních údajů nejen klienta, ale i dalších případných osob, vyžaduje-li to poskytování právních služeb.

AKKN zpracovává pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné plnění povinností, kdy se jedná zejména o následující osobní údaje:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo
• kontaktní údaje: adresa, e-mail, telefonní číslo, IP adresa
• platební údaje: číslo účtu a jiné transakční údaje
• podpis, podobizna
• další údaje související se s poskytovanou službou týkající se klienta či třetí osoby

Při činnosti AKKN může docházet, je-li to potřebné k poskytování právních služeb, ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů, zejména pak údajů o zdravotním stavu.

V.

Právní základ a účel zpracování osobních údajů

AKKN zpracovává výše uvedené osobní údaje pouze v souladu s GDPR (ustanovení čl. 6 odst. 1 a ustanovení čl. 9 odst. 2), tedy na základě:

1. výslovného souhlasu osoby, které se osobní údaje týkají (subjekt údajů);
2. smlouvy, pro jejíž plnění je zpracování osobních údajů nezbytné (např. smlouvy o poskytování právních služeb);
3. plnění povinností vyplývajících AKKN z právních předpisů České republiky či EU (např. plnění povinností dle daňové či účetní legislativy, plnění povinností souvisejících se zákonem o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti);
4. nezbytnosti pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů či jiné fyzické osoby;
5. nezbytnost pro splnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci, kterou je pověřen správce,
6. oprávněného zájmu AKKN (např. ochrana majetku AKKN prostřednictvím kamerových systémů) či třetí strany;

a pro následující účely:

1. poskytování právních služeb a tedy plnění smlouvy o poskytování právních služeb včetně jejího sjednání;
2. výkon obhajoby či poskytování právních služeb na základě ustanovení soudem;
3. ověřování podpisů;
4. poskytování služeb v souvislosti s advokátní úschovou;
5. plnění právních povinností, včetně specifických povinností advokáta vyplývajících ze zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti;
6. zasílání obchodních sdělení a nabídek služeb;
7. vedení pracovněprávní agendy AKKN a pro účely s tímto související;
8. vyřizování požadavků zaslaných elektronicky skrze formulář či email, zejména u uchazečů o zaměstnání či zájemců o poskytnutí právních služeb.

 

VI.

Poskytnutí osobních údajů dalším osobám (příjemcům)

AKKN poskytuje osobní údaje subjektů údajů dle potřeb a pouze v nezbytném rozsahu při zachování povinnosti mlčenlivosti následujícím třetím osobám:

• advokátům spolupracujícím s AKKN na základě smlouvy o spolupráci, kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti;
• externím poskytovatelům služeb (účetní, IT apod.) v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti;
• orgánům veřejné moci či jakýmkoliv třetím subjektům, vyplývá-li potřeba předání osobních údajů z poskytovaných právních služeb (tedy na základě souhlasu / požadavku klienta)
• orgánům veřejné moci, jakož i dalším subjektům, vyplývá-li povinnost předat osobní údaje pro AKKN z právních předpisů, nedojde-li k narušení povinnosti mlčenlivosti;
• dalším subjektům za jiným účelem po předchozím oznámení subjektu údajů či na jeho žádost.

VII.

Způsob zpracování osobních údajů

AKKN klade důraz na ochranu jím zpracovávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá jak manuálně, tak prostřednictvím elektronických informačních systémů osobami, které jsou k tomu přímo pověřeny, jsou za tímto účelem zvláštně proškoleny a podléhají povinnosti mlčenlivosti.

AKKN nevyužívá v rámci zpracování osobních údajů tzv. automatizované rozhodování (včetně profilování), tedy předvídání aspektů v chování osob prostřednictvím výpočetní techniky.

S konkrétním způsobem, účelem, rozsahem a dobou zpracování je subjekt údajů srozuměn před zahájením daného zpracování a na jeho žádost mu budou veškeré přesnější informace opětovně sděleny.

VIII.

Doba uložení osobních údajů

 AKKN zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, a to po dobu, po kterou jsou nezbytně potřebné, případně by mohly být potřebné pro ochranu oprávněných zájmů AKKN, případně po dobu stanovenou právními předpisy k jejich zachování.

Osobní údaje jsou zpracovávány dle svého účelu po následující dobu:

• plnění smlouvy – po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu
• plnění právních povinností – po dobu stanovenou příslušným právním předpisem
• zasílání obchodních sdělení – po dobu trvání souhlasu se zpracováním osobních údajů, případně do odvolání souhlasu se zpracováním, případně v souladu se zvláštními právními předpisy (ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, je možné zasílat obchodní sdělení, pokud takové zasílání není odmítnuto)
• ochrana oprávněného zájmu správců nebo třetích osob – po dobu nezbytné potřeby, maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak (např. upravující výkon advokacie), anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem

Konkrétní doba zpracování pro daný účel je subjektu údajů sdělena při zahájení zpracování a opakovaně bude sdělena na učiněnou žádost subjektu údajů.

 

IX.

Práva osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány

Osoba, jejíž osobní údaje jsou ze strany AKKN zpracovávány, je oprávněna:

• odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů;
• žádat AKKN o sdělení, zda o něm zpracovává osobní údaje, a o poskytnutí konkrétních informací – účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemce, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, plánovanou dobu uložení či kritéria pro její stanovení, a další;
• požádat o opravu a doplnění osobních údajů v případě jejich nepřesnosti či neaktuálnosti (tzv. právo na opravu);
• žádat o výmaz osobních údajů (jejich likvidaci a další nezpracovávání) v případě, že:
• osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány;
• odvolá souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
• vznese oprávněnou námitku proti zpracování z důvodu oprávněných zájmů správce osobních údajů;
• osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
• nebyl-li dán rodičovský souhlas se zpracováním osobních údajů dětí;
• tak stanoví právní povinnost vyplývající z českého právního řádu či z práva EU;
• požádat o omezení zpracování svých osobních údajů, pokud:

1. popírá jejich přesnost
2. je jejich zpracování protiprávní, ale namísto výmazu je požadováno pouze jejich omezení
3. AKKN je již nepotřebuje pro účely zpracování, ale osoba, které se týká, je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
4. vznesl námitku proti zpracování, o které ještě nebylo ze strany AKKN rozhodnuto;

• žádat AKKN o poskytnutí osobních údajů, které o něm zpracovává, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, za účelem jejich poskytnutí jinému správci, avšak pouze v případě, že je jejich zpracování založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na základě smlouvy a zároveň, že se jejich zpracování provádí automatizovaně (tzv. právo na přenositelnost údajů);
• právo podat proti zpracování osobních údajů na základě ochrany oprávněných zájmů AKKN námitku;
• právo podat proti AKKN stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00.

UPOZORNĚNÍ: S ohledem na specifický charakter činnost Správce, kterým je výkon advokacie, mohou být některá výše uvedená práva subjektu údajů výrazně omezena, a to zejména ve vztahu k osobním údajům týkajících se konkrétních právních případů a souvisejících s poskytovanými právními službami.

X.

Postup AKKN v souvislosti s žádostmi subjektů osobních údajů

Jak již bylo výše uvedeno, osoba, jejíž osobní údaje AKKN zpracovává, se na něj jako na správce může obrátit a uplatnit svá práva popsaná v tomto dokumentu zejména v ustanovení čl. IX.

Obdobně, jako je uvedeno v souvislosti s námitkou proti zpracování osobních údajů na základě ochrany oprávněných zájmů v ustanovení čl. VI. tohoto dokumentu, je AKKN oprávněna postupovat i v dalších případech.

Obecně je AKKN povinna reagovat na žádosti osob, jejichž osobní údaje zpracovává, ve lhůtě do jednoho (1) měsíce ode dne obdržení žádosti (podnětu či námitky). V případě velkého množství žádostí či s ohledem na jejich rozsah, je AKKN oprávněna tuto lhůtu prodloužit o další dva (2) měsíce, celkem tedy na měsíce tři (3). V takovém případě je však AKKN povinna žadateli (stěžovateli) do jednoho (1) měsíce ode dne podání žádosti sdělit, že lhůtu prodlužuje.

Ve stanovené lhůtě AKKN vyrozumí žadatele (stěžovatele) o přijatých opatřeních či o jejich nepřijetí. V případě nepřijetí opatření informuje AKKN žadatele o důvodech takového rozhodnutí a o možnosti podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů a o dalším možném postupu v rámci soudní soustavy.

Je-li námitka vznesená proti zpracování osobních údajů za účelem ochrany oprávněného zájmu zjevně neodůvodněná a/nebo nepřiměřená či je učiněna nedostatečně identifikovaným subjektem údajů (anonymně), je AKKN oprávněna ji odmítnout, a to nejpozději do jednoho (1) měsíce ode dne jejího obdržení. Rozhodnutí o vyřízení námitky informuje AKKN stěžovatele písemně, když své rozhodnutí odůvodní. Je-li konkrétní žádost podána elektronicky a žadatel výslovně nepožádá o písemné vyhotovení sdělení, poskytuje AKKN sdělení o přijatých opatřeních a rozhodnutí o námitkách taktéž elektronicky.

Veškerá sdělení na žádost osoby, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány, a rozhodnutí o námitkách, poskytuje AKKN bezplatně. To však neplatí, jsou-li podané žádosti (námitky) zjevně nedůvodné a/nebo nepřiměřené (zejména se opakují). V takovém případě může AKKN odmítnout žádosti vyhovět nebo sdělení či učinění úkonu zpoplatnit s přihlédnutím k administrativním nákladům s tím spojeným.